¿Puedo deducirme los gastos del coche y la gasolina?

La pregunta se repite constantemente: ¿Puede un autónomo deducirse los gastos del coche?

Y yo vuelvo a repetirlo. Una vez más. La deducción fiscal por la compra de un coche, los gastos de consumo de gasolina o la factura del taller mecánico por el cambio del aceite o la reparación de una avería no son gastos que puedan deducirse alegremente. TODO LO CONTRARIO. Hacienda es especialmente restrictiva a la hora de aceptar estos gastos como deducibles, también porque la normativa es muy estricta.

Pero nosotros, los asesores, no somos los que marcamos las reglas, aunque a algunos clientes así les parezca y nos traten como si fuéramos un inspector de Hacienda. No, hay que recordarle al contribuyente que el asesor está de su lado, y que por eso recomienda, en la mayoría de los casos, no contabilizar los gastos del coche y la gasolina.

– ¡Pues tengo un amigo que se lo deduce, y sin ningún problema!

Claro, contabilizar el gasto de la gasolina no crea ningún problema, siempre y cuando nunca revisen tus declaraciones fiscales. Si alguna vez te hacen una inspección, date por j…..

– ¡Pero todo el mundo lo hace!

Claro. Esto es España.

¿Entonces?

¿Puede un autonomo deducirse los gastos del coche?

Vamos a verlo.

Para que un Gasto se considere fiscalmente deducible:

  1. Debe estar vinculado a la actividad económica desarrollada
  2. Debe estar convenientemente justificado
  3. Debe hallarse registrado en la contabilidad o en los libros de la actividad

Es decir, que tiene que ser un gasto que tenga que ver con la actividad, que tengamos físicamente la factura o un justificante equivalente, y que se haya registrado o contabilizado como gasto, o como bien de inversión, en los libros correspondientes.

A partir de aquí hay que distinguir entre deducirnos el gasto en el IRPF o deducirnos el IVA de cada factura, porque incomprensiblemente no se tienen en cuenta los mismos criterios, y lo que vale para un impuesto no sirve para el otro, lo que resulta una enorme incongruencia.

Deducción del gasto en el IRPF

Para que los gastos del vehículo sean deducibles el elemento patrimonial (el coche) debe estar afecto a la actividad económica.

¿Y como se afecta el vehículo a la actividad?

Para que sea efectiva la afectación del vehículo a la actividad basta con darlo de alta en el libro registro de bienes.

La afectación es efectiva desde la fecha de inclusión del vehículo en los registros de la actividad. Si el vehículo es nuevo, se contabiliza con la factura de adquisición del vehículo, y si es usado o se afecta el vehículo a la actividad tiempo después de la adquisición, podemos obtener la valoración en función de la marca, el modelo y la antigüedad del vehículo a través de las tablas de valoración del Ministerio de Economía y Hacienda. Y ese sería el valor de partida para aplicar la amortización del vehículo, si procede.

Continuamos con los requisitos necesarios para la deducción fiscal. De acuerdo con la normativa reguladora del IRPF (Art. 29 Ley IRPF y Art. 22 del Reglamento):

Los elementos afectos han de utilizarse sólo para los fines de la actividad.

No pueden considerarse afectos aquellos bienes y derechos que se utilicen simultáneamente para actividades económicas y para necesidades privadas, salvo que la utilización para estas últimas sea accesoria y notoriamente irrelevante.

A estos efectos, se consideran utilizados para necesidades privadas de forma accesoria y notoriamente irrelevante, los bienes del inmovilizado adquiridos y utilizados para el desarrollo de la actividad económica que se destinen al uso personal del contribuyente en días u horas inhábiles durante los cuales se interrumpa el ejercicio de la actividad. Esta excepción no es aplicable a los automóviles de turismo y sus remolques, las motocicletas y las aeronaves o embarcaciones deportivas o de recreo. Estos bienes únicamente tendrán la consideración de elementos patrimoniales afectos al desarrollo de una actividad económica cuando se utilicen exclusivamente para los fines de la misma, sin que en ningún caso puedan considerarse afectos en el supuesto de utilizarse también para necesidades privadas, ni siquiera aunque dicha utilización sea accesoria y notoriamente irrelevante.

Sin embargo, como excepción de la excepción, se admite la utilización para necesidades privadas (siempre que sea de forma accesoria y notoriamente irrelevante) de los automóviles de turismo y demás medios de transporte que se relacionan a continuación:

a) Los vehículos mixtos destinados al transporte de mercancías.

b) Los destinados a la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación.

c) Los destinados a la prestación de servicios de enseñanza de conductores o pilotos mediante contraprestación.

d) Los destinados a desplazamientos profesionales de representantes o agentes comerciales.

e) Los destinados a ser objeto de cesión de uso con habitualidad y onerosidad.

La interpretación de la deducibilidad de los gastos es muy restrictiva en el IRPF y solo serían deducibles en Renta o Impuesto sobre Sociedades los vehículos destinados al transporte de mercancías (susceptibles de obtener una tarjeta de transportes), los taxis, los vehículos de autoescuelas, los vehículos destinados al alquiler, y los de representantes o agentes comerciales.

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Vehículos mixtos destinados al transporte de mercancías

Vehículo mixto es un automóvil especialmente dispuesto para el transporte (susceptible de obtener una tarjeta de transportes) de mercancías o personas hasta un máximo de nueve incluido el conductor, y en el que se puede sustituir eventualmente la carga, parcial o totalmente, por personas mediante la adición de asientos.

A estos efectos, por transporte de mercancías debe entenderse el transporte de bienes objeto de comercio, es decir, de género vendible, cualquier cosa mueble que se hace objeto de trato o venta, cosas adquiridas por la empresa y destinadas a la venta sin transformación.

Por ejemplo, si tenemos una furgoneta o vehículo monovolumen que utilizamos para el transportes de materiales, si además ese vehículo lo llevamos rotulado con nuestro nombre comercial, si además se da la circunstancia de que para uso particular disponemos de otro vehículo, o incluso ese vehículo duerme en la sede de la empresa y no en nuestro domicilio particular, y en el mercado está catalogado como vehículo industrial, podremos deducir el 100 % del Gasto (vía amortización como bien de inversión) y el 100 % del IVA que hayamos soportado en la adquisición y/o mantenimiento de este vehículo, así como los gastos que tenga en su uso diario.

¿Representantes o Agentes Comerciales?

Para Hacienda los agentes comerciales pueden afectar su vehículo para su actividad y deducir los gastos del vehículo, pero no es suficiente darse de alta en el epígrafe de agentes comerciales (epígrafe 511 del IAE), sino que también es obligatoria la colegiación en el Colegio de Agentes Comerciales correspondiente.

Se entiende estrictamente como agente comercial el que actúa por cuenta de las empresas que representa, ofrece sus productos o servicios pero ni entrega la mercancía ni sirve los servicios ni cobra al cliente el importe de las compras, dejando esa tarea a las empresas representadas.

A partir de aquí hay que hilar muy fino.

Los asesores entendemos que aquellos profesionales que están obligados a viajar habitualmente para obtener sus ingresos y figuras similares a los agentes comerciales podrían tener razones para deducirse estos gastos, pero es posible que haya que discutir con Hacienda factura a factura, ya que “la competencia para la comprobación y la valoración de los medios de prueba aportados como justificación de dicha afectación exclusiva corresponde a los servicios de Gestión e inspección de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria”. Al final Hacienda decide.

El manual de renta pone como ejemplo de vehículo deducible un taxista que suele utilizar su vehículo en ciertos días de descanso para ir al campo con su familia.

La utilización del taxi para necesidades privadas en días inhábiles en los que se interrumpe el normal ejercicio de la actividad, no impide considerar dicho vehículo plenamente afecto a la actividad empresarial desarrollada por su titular, al tratarse de un vehículo destinado al transporte de viajeros mediante contraprestación y aparecer expresamente exceptuado del requisito de exclusividad absoluta aplicable con carácter general a los automóviles de turismo.

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Deducción del IVA de cada factura

Según el Art. 95 de la Ley del IVA “las cuotas soportadas por la adquisición, importación, arrendamiento o cesión de uso por otro título de los bienes de inversión que se empleen en todo o en parte en el desarrollo de la actividad empresarial o profesional podrán deducirse de acuerdo con las siguientes reglas:

2.ª Cuando se trate de vehículos automóviles de turismo y sus remolques, ciclomotores y motocicletas, se presumirán afectados al desarrollo de la actividad empresarial o profesional en la proporción del 50 por ciento. A estos efectos, se considerarán automóviles de turismo, remolques, ciclomotores y motocicletas los definidos como tales en el anexo del Real Decreto Legislativo 339/1990, de 2 de marzo, por el que se aprueba el texto articulado de la Ley sobre Tráfico, Circulación de Vehículos a Motor y Seguridad Vial, así como los definidos como vehículos mixtos en dicho anexo y, en todo caso, los denominados vehículos todo terreno o tipo “jeep”.

Es decir, de partida se presume que podemos deducirnos el 50 % del IVA en la adquisición, arrendamiento o alquiler de cualquier vehículo de turismo.

“No obstante lo dispuesto en esta regla 2.ª, los vehículos que se relacionan a continuación se presumirán afectados al desarrollo de la actividad empresarial o profesional en la proporción del 100 por cien:

a) Los vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías.

b) Los utilizados en la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación.

c) Los utilizados en la prestación de servicios de enseñanza de conductores o pilotos mediante contraprestación.

d) Los utilizados por sus fabricantes en la realización de pruebas, ensayos, demostraciones o en la promoción de ventas.

e) Los utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.

f) Los utilizados en servicios de vigilancia.

Y se acepta el 100 % de deducción del IVA en los mismos casos que se acepta en IRPF, y en dos casos más, puntos d) y f)

“Las deducciones a que se refieren las reglas anteriores deberán regularizarse cuando se acredite que el grado efectivo de utilización de los bienes en el desarrollo de la actividad empresarial o profesional es diferente del que se haya aplicado inicialmente.

El grado de utilización en el desarrollo de la actividad empresarial o profesional deberá acreditarse por el sujeto pasivo por cualquier medio de prueba admitido en derecho”.

Lo bueno es que, normalmente, Hacienda no discute el 50 % de deducción del IVA, al existir la presunción. Y es Hacienda quien tendría que demostrar una afectación inferior.

“Cuatro. Lo dispuesto en el apartado anterior será también de aplicación a las cuotas soportadas o satisfechas por la adquisición o importación de los siguientes bienes y servicios directamente relacionados con los bienes a que se refiere dicho apartado: 1.º Accesorios y piezas de recambio para los mencionados bienes. 2.º Combustibles, carburantes, lubrificantes y productos energéticos necesarios para su funcionamiento. 3.º Servicios de aparcamiento y utilización de vías de peaje. 4.º Rehabilitación, renovación y reparación de los mismos”.

Por lo tanto se acepta que en la misma medida de deducción del coche, 50 % o 100%, también sea deducible el IVA de la gasolina, los parkings, los peajes o las reparaciones mecánicas.

Pero recordamos que para que estos gastos sean deducibles debemos tener en nuestro poder la factura completa o simplificada con el IVA desglosado.

Es recomendable para aquellos profesionales que viajen con asiduidad y quieran deducirse los gastos de peajes que soliciten usar el sistema de telepeaje Via-T para, además de la comodidad de no tener que parar en cada peaje, poder solicitar después las facturas completas para su deducción.

Igualmente para el caso de los pagos de parking es recomendable usar la opción de las facturas recapitulativas, que permiten agrupar en una sola factura todas las visitas a un parking habitual en un periodo, por ejemplo, recibir una factura cada mes.

Es preciso ser un tanto cuidadoso con estos temas y perder un poco de tiempo en tener en nuestro poder facturas de estos gastos para poder defenderlas ante una posible inspección, en vez de aportar tickets que no son validos y que con el paso del tiempo pierden hasta el color.

También es recomendable, para demostrar el uso comercial exclusivo del coche en la actividad de la empresa: rotular el vehículo con publicidad de la empresa, guardar la agenda de contactos y reuniones o documentos que justifiquen los desplazamientos comerciales, obtener firmas de presupuestos o de clientes a los que has visitado realizando un desplazamiento, etc… Es interesante en este aspecto recordar la consulta vinculante V0636-05, donde Hacienda acepta una deducción del 50 % en IRPF o IVA, pero si se pretende un mayor porcentaje de deducción traslada la carga de la prueba al contribuyente.

La deducción de este tipo de gastos dio un giro importante con la consulta vinculante V2475/2012, donde tributos desvincula la deducción del IVA soportado por la compra de combustible de la deducción del IVA soportado en por la adquisición del vehículo.

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Modificaciones en los libros de gastos

¿Qué pasa cuando nos deducimos el 50 % del IVA de una factura de la que podemos deducirnos ese porcentaje del IVA pero no su base imponible? ¿Como lo registramos en el libro de gastos?

La recomendación es registrar la Base Imponible del 50 %, con el 50 % del IVA soportado, y luego, cuando se haga la declaración del Mod. 130 del IRPF, habría que hacer un ajuste sobre el total de gastos, deduciendo la base imponible de ese 50 %, y guardar todas las notas de esos ajustes manuales para poder explicarlos en el caso de una inspección.

¿Y esto es todo? ¿No hay ninguna otra opción de deducirme los gastos del coche?

Como decimos, la normativa es este campo es muy estricta, pero hay una máxima que dice que “cualquier gasto que sea necesario para la obtención de los ingresos es deducible”.

Entonces, si podemos demostrar que el desplazamiento en vehículo a un lugar era necesario, y que los gastos del vehículo declarados son proporcionales a su utilización en la actividad, y que esos gastos han contribuido a la consecución de parte de los ingresos de la actividad, o van a proporcionar beneficios en un futuro, entonces, si podemos contabilizarlos como gastos, guardando los justificantes correspondientes para que en caso de inspección podamos defender la deducción, recordando que “la competencia para la comprobación y la valoración de los medios de prueba aportados como justificación de dicha afectación exclusiva corresponde a los servicios de Gestión e inspección de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria”.

Es decir que, aún con todo, no podemos asegurar que los gastos del coche o la deducción de la gasolina será aceptada, a la espera de la comprensión del inspector.

También podemos rezar.

 

 

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