Las dietas son una de las materias que más errores generan porque la regla parece sencilla —“si me desplazo por trabajo, no tributo”— pero en realidad exige distinguir locomoción, manutención y estancia, comprobar el lugar del desplazamiento, la existencia o no de pernocta y, en ciertos casos, la duración del destino.
La regla general: las dietas son rendimiento del trabajo, salvo la parte exceptuada de gravamen
La Ley incluye las dietas y asignaciones para gastos de viaje entre los rendimientos del trabajo, pero excluye de tributación los gastos de locomoción y los gastos normales de manutención y estancia que cumplan los requisitos y límites del artículo 9 del Reglamento del IRPF.
Gastos de locomoción: transporte público o vehículo propio
Quedan exceptuadas de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar el desplazamiento fuera del centro de trabajo para realizar el trabajo en otro lugar.
Transporte público
Puede quedar exceptuado el importe que se justifique mediante factura o documento equivalente.
Vehículo propio u otro medio
Si se acredita la realidad del desplazamiento, la referencia es 0,26 €/km, más peajes y aparcamientos que se justifiquen.
Manutención y estancia: cuándo pueden quedar exentas
Para que las dietas de manutención y estancia queden exceptuadas de gravamen, el gasto debe producirse en un municipio distinto tanto del lugar de trabajo habitual como de la residencia del perceptor.
En manutención, dentro de los límites reglamentarios no se exige justificar el importe exacto consumido, aunque sí deben acreditarse día, lugar y motivo del desplazamiento. En estancia, como regla general, queda exceptuado el importe que se justifique mediante los correspondientes justificantes de hoteles u otros establecimientos de hostelería.
Límites de manutención y estancia
| Situación | España | Extranjero |
|---|---|---|
| Con pernocta: estancia | Importe justificado en establecimiento de hostelería. Conductores de transporte de mercancías por carretera: 15 €/día en España y 25 €/día en el extranjero sin justificación del importe. | |
| Con pernocta: manutención | 53,34 €/día | 91,35 €/día |
| Sin pernocta: manutención general | 26,67 €/día | 48,08 €/día |
| Sin pernocta: personal de vuelo | 36,06 €/día | 66,11 €/día |
Un trabajador recibe 760 € por un viaje de tres días. La empresa acredita el desplazamiento. Se justifican 210 € de avión y 195 € de hotel; además, pernocta dos noches. La manutención exceptuada asciende a 53,34 € × 2 + 26,67 € = 133,35 €. El total exceptuado es 538,35 € y el exceso sujeto sería 221,65 €.
Atención a los desplazamientos superiores a nueve meses
Cuando el trabajador permanece de forma continuada más de nueve meses en el mismo municipio, las asignaciones de manutención y estancia dejan de quedar exceptuadas de gravamen conforme a la regla general. El Reglamento contempla matices y supuestos especiales, y la jurisprudencia ha precisado que el desplazamiento debe mantenerse de forma ininterrumpida para que opere esta limitación.
¿Quién tiene que acreditar los desplazamientos?
La doctrina recogida por la Agencia Tributaria destaca que corresponde al empleador acreditar ante la Administración que las cantidades abonadas responden a desplazamientos realizados en determinado día y lugar por razón del trabajo. Esto no significa que el trabajador deba desentenderse de la documentación: es prudente conservar justificantes, órdenes de desplazamiento, agendas, billetes y facturas.
Cómo se declaran las dietas en Renta WEB
La mecánica depende de si la cantidad está exenta o sujeta:
- Parte exceptuada de gravamen: no debe integrarse como rendimiento íntegro del trabajo.
- Exceso sobre los límites: tributa como rendimiento del trabajo y debe formar parte de las retribuciones dinerarias sujetas, normalmente dentro del importe íntegro de la 0003.
- Datos comunicados por el pagador: hay que comprobar que el certificado y los datos fiscales han distinguido correctamente cantidades sujetas y exceptuadas.
- Relaciones laborales especiales dependientes: cuando determinados gastos de locomoción y manutención corren por cuenta del trabajador y no son resarcidos específicamente, puede operar la regla especial que permite minorar los ingresos íntegros en las cuantías reglamentarias.
Supuestos especiales que conviene conocer
Centros de trabajo móviles o itinerantes
El régimen puede aplicarse a trabajadores contratados específicamente para empresas con centros móviles o itinerantes cuando las asignaciones correspondan a desplazamientos a municipio distinto del de su residencia habitual.
Relaciones laborales especiales de carácter dependiente
Si la empresa no resarce específicamente los gastos, determinadas relaciones laborales especiales pueden minorar sus ingresos íntegros por locomoción y manutención: transporte público justificado o 0,26 €/km más peajes y aparcamientos; y 26,67 €/día en España o 48,08 €/día en el extranjero por manutención.
Traslado del puesto de trabajo
Puede quedar exonerada la compensación vinculada al traslado a otro municipio cuando éste exige cambio de residencia y las cantidades corresponden a locomoción y manutención del trabajador y su familia, así como al traslado de mobiliario y enseres. Los excesos pueden tener, además, tratamiento de rendimiento irregular si se cumplen los requisitos.
Administradores
El régimen de dietas del artículo 9 exige una relación laboral o estatutaria con notas de dependencia, alteridad y ajeneidad. Por ello, la dieta satisfecha por el ejercicio del cargo mercantil de administrador no recibe automáticamente el mismo tratamiento que la dieta derivada de una verdadera relación laboral.